Neoly Startup project

Neoly startup
project

product design
Stratégie
gestion de projet

Avec l’équipe que j’encadrais pour notre compétition de fin de Bachelor, nous avons créé  Neoly, la solution d'aide et de simplification pour les élu‧e‧s de proximité. 4 prix du jury et la distinction pour civisme et bénévolat de la Ligue Universelle du Bien Public. 

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Contexte

Notre Bachelor Chef‧fe de projet digital à DC Paris se clôturait par une compétition de près de deux mois, à distance compte tenu de la crise sanitaire. Prenant le rôle de cheffe de projet, j'encadrais une équipe de sept personnes : un UX Designer, deux UI Designers, trois motions designers, et un développeur. Cela impliquait de manager cette équipe, de répartir les tâches et de m'assurer que nous tiendrions les délais, ainsi que de trancher quand c'était nécessaire. En plus de ce rôle, je mettais à profit mes compétences de Product Design et de stratégie digitale.

Notre objectif : mettre sur pied un produit ou un service innovant à destination de la cible des politiques, et concevoir son MVP. Il ne s'agissait ni plus ni moins que de monter une startup de zéro.

Quelles méthodologies ?

Pour mener à bien ce projet, nous nous sommes appuyé‧e‧s sur la méthodologie du double diamant, découpée en quatre grandes phases (découvrir, définir, développer, délivrer). Cela nous a permis d'affiner au fur et à mesure les problèmes et idées, jusqu'à construire le produit idéal.

Schéma de la méthodologie du double diamant

Nous avons également appliqué les principes du Lean Startup, une manière d'entreprendre basée sur des itérations. L'objectif est d'écouter les utilisateur‧ice‧s pour cerner leurs besoins, de manière à lancer un MVP (minimum valuable product), puis d'itérer dessus, en fonction des retours utilisateur‧ice‧s.

Découvrir

Dans cette première phase du projet, nous sommes donc allé‧e‧s à la rencontre des politiques, au sens large du terme. Notre but était de découvrir si une partie de cette cible avait un besoin spécifique auquel nous pourrions apporter une réponse.

Notre recherche exploratoire s'est tout d'abord appuyée sur beaucoup de littérature, d'études chiffrées et sociologiques. Cela nous a permis d'identifier les différents types de personnes politiques, leur parcours, leurs motivations aussi.

“La politique, c’est une passion. Et comme toute passion : c’est merveilleux, épanouissant…. Et dévorant !”

François-Michel Lambert, député écologiste

Nous nous sommes également entretenu‧e‧s avec des personnes engagées en politique différentes échelles : maire, maire adjoint, député‧e‧s, présidente de la chambre du commerce, conseillère départementale, attaché parlementaire, directeur de cabinet ministériel... Mais c'est finalement en échangeant avec des élu‧e‧s municipaux‧ales que nous avons pris conscience des difficultés nombreuses et spécifiques qu'iels rencontraient dans leurs fonctions.

Définir

En effet, les élu‧e‧s de proximité ont un rôle crucial, puisqu'iels doivent représenter les habitant‧e‧s, dont iels sont les interlocuteur‧ice‧s de proximité. Sans compter qu'iels ont de plus en plus de responsabilités, le tout le plus souvent sans avoir fait des études de sciences politiques.

Iels se retrouvent confronté‧e‧s à des obstacles dans leurs fonctions d'élu‧e‧s : contraintes législatives toujours plus nombreuses, analyse et tri des dossiers, conciliation difficile du budget et des besoins des citoyen‧ne‧s... Bref, il y a une véritable charge de travail qui pèse sur les élu‧e‧s de proximité, à laquelle s'ajoute aussi une charge mentale. Et oui, car la plupart de ces personnes continuent à travailler en plus de leurs fonctions d'élu‧e. Trouver un équilibre entre engagement politique, vie professionnelle et vie personnelle est donc un défi à relever.

Pour 55% des maires des communes de moins de 10 000 habitants, leur mandat a une influence négative sur leur vie personnelle.

Au vue de ce constat, nous avons priorisé la problématique suivante :

Comment aider les élu‧e‧s des collectivités territoriales dans la pratique quotidienne de leur mandat ?

Développer

Nous avons donc fait un atelier d'idéation. À l'issue d'un 6 to 1, nous tenions notre idée, Neoly !

Neoly, la solution d'aide et de simplification pour les élu‧e‧s de proximité.

L'objectif : développer une solution technique qui faciliterait le travail quotidien des élu‧e‧s et les accompagnerait dans les étapes clés de leur mandat : analyse, prise de décision, collaboration, communication, écoute, formation.

 

Grâce à des outils de gestion de projet adaptés, iels pourraient prendre de meilleures décisions pour leur commune. Iels investiront le temps libéré dans des actions qui leur tiennent à coeur, et renforceront le lien de proximité avec les citoyen‧ne‧s de leur commune. En gérant mieux leur quotidien et leur temps, les élu‧e‧s s’épanouiront davantage dans leurs fonctions. Iels combineront ainsi avec succès engagement politique, vie professionnelle, et vie personnelle.

Vidéo explainer de Neoly en motion design, par Juliette Kiekens

À qui s'adresserait la solution Neoly ? Nous visions prioritairement les élu‧e‧s au numérique, et les directeur‧ice‧s de cabinets dans les collectivités. Ce cœur de cible est plus enclin à se tourner vers une solution digitale, et en sera aussi le meilleur prescripteur.

Persona et Experience map de notre cœur de cible

Notre cible principale regroupe pour sa part les quelques 500 000 conseiller‧ère‧s municipaux‧ales de France.

Personae et Experience maps de notre cible principale

Enfin, les maires sont notre cible secondaire. En effet, bien que les problématiques que nous avons précédemment soulignées sont amplifiées dans l’exercice des fonctions des maires, leur profil démographique n’en fait pas une cible de communication prioritaire (au lendemain de leur élection en 2014, près de la moitié des maires a plus de 60 ans, et plus de deux maires sur cinq sont retraité‧e‧s).

Toutefois, l’ensemble des maires peut potentiellement être convaincu et séduit par Neoly suite à son adoption par les membres du conseil municipal de sa commune, soit notre cible principale.

Persona et Experience map de notre cible secondaire

Une fois la solution posée sur le papier, nous avons pu avancer sur plusieurs fronts : stratégie, business plan, spots vidéos, communication... Et au centre, la conception du MVP du produit.

Suite à nos échanges avec des élu‧e‧s de proximité, nous avons priorisé les premières features à concevoir. Ce travail réunissait à la fois les équipe d'UX Design, d'UI Design, et de développement. Cette synergie nous a permis de découper aux mieux les premiers sprints pour amorcer le travail de développement.

Chaque sprint se découpait ainsi : architecture de l'information, zoning, wireframing, tests d'usabilité, ajustements, enrichissement du Design System, maquettes, développement.

L'un des principaux défis était de prendre en compte les difficultés qu'une partie des élu‧e‧s ont avec le numérique. Nous avons donc choisi de développer une PWA (progressive web application) facile à prendre en main, accessible depuis n'importe quel navigateur sur les appareils qu'iels utilisent au quotidien, comme leur tablette, fournie par l'État.

Ces choix faits, nous avons utilisé la méthode du Storyframing, pour scénariser l'expérience de l'utilisateur‧ice, à tout les moments où iel interragit avec Neoly. Cela nous permet de garder notre stratégie produit et les besoins de l'utilisateur‧ice à l'esprit, tout au long de la conception.

C'est sur cette base que nous avons ensuite travailler sur l'architecture de l'information et les zonings.

Architecture de l’information du MVP de l’application Neoly

Nous avons ensuite réalisé les wireframes et procédé à des tests d'usabilité. Ces derniers nous ont permis d'ajuster des éléments de navigation, des types d'interactions, et de clarifier les wordings utilisés.

Avant / après du wireframe de la page Projets, suite au test d’usabilité

En parallèle, l'équipe d'UI Designers avaient planché sur notre identité visuelle. Neoly contribuant au développement d’une nouvelle manière de vivre son mandat, nous souhaitions réunir des élu‧e‧s qui partagent des valeurs communes : humain‧e‧s, conscient‧e‧s, ouvert‧e‧s, énergiques, sérieux‧ses. Des valeurs que l’on retrouve dans le logo de Neoly : c’est une représentation simplifiée du‧de la politique portant son écharpe. La forme triangulaire montre un‧e élu‧e qui a confiance en lui‧elle, le torse bombé.

Le Design System de Neoly, que nous avions commencé à construire sur la base des wireframes, a pu être peaufiné suite au retours des tests d'usabilité.

C'est sur cette base que nous avons réalisé les maquettes.

Aperçu des maquettes de l’application Neoly

Les élu‧e‧s priorisent leurs actions en gardant à l'œil les besoins des citoyen‧ne‧s et le budget de leur commune.

Un parcours d'onboarding accompagne les élu‧e‧s dans leurs premières utilisations de Neoly.

La collaboration est au cœur de l'application : les projets peuvent être partagés entre élu‧e‧s, même si iels n'appartiennent pas à la même commune (ce qui est très utile pour l'intercommunalité).

Les élu‧e‧s peuvent suivre et trier efficacement les projets sur lesquels iels travaillent.

En plus du MVP de l'application Neoly, nous avons réalisé un site vitrine. Porte d'entrée vers l'application, il a été visité 380 fois et comptabilise 1400 pages vues en un mois.

Site vitrine neoly.me

Délivrer

Au terme de ces deux mois, qu'avions-nous accompli ?

Cahier de recherches UX

Stratégie complète

Identité visuelle

Business model et business plan

Roadmap produit sur 2 ans

Newsletter hebdomadaire

Community management de 3 réseaux sociaux

Relations presse

Vint enfin le moment de présenter notre projet devant un jury non seulement composé de l'équipe pédagogique, mais aussi d'entrepreneur‧euse‧s. Nous avons ainsi eu le plaisir de remporter les prix du jury pour la meilleure stratégie digitale, la meilleure vidéo en motion design, la meilleure cheffe de projet, et surtout pour le meilleur projet.

“Neoly est un projet dans son temps. Rendre accessible le numérique pour les collectivités locales est un enjeu crucial. Le travail en UX research de ce projet permet de valoriser une approche très pédagogique de l’usage de la plateforme et permet d’accompagner au mieux chaque personne. C’est donc un projet bien mené, qui je le souhaite, deviendra une startup fleurissante de la GovTech avec comme ambition d’accompagner les collectivités dans la transformation numérique.”

Grégory Nédélec, référent du projet à Digital Campus et entrepreneur

En plus du MVP de l'application Neoly, nous avons réalisé un site vitrine. Porte d'entrée vers l'application, il a été visité 380 fois et comptabilise 1400 pages vues en un mois.

Remise de la distinction pour civisme et bénévolat par la Ligue Universelle du Bien Public au Sénat

Ce que je retire de ce projet

Si cette expérience fut particulièrement intense, elle a été pour moi très enrichissante.

Ce fut pour moi l'opportunité d'améliorer ma posture de cheffe de projet, en manageant des personnes aux compétences diverses, parfois très éloignées des miennes. J'ai notamment adapté cette posture en fonction de la personnalité de chacun‧e, pour tirer le meilleur de la personne tout en veillant à son bien-être. Trouver un équilibre pour ce dernier point n'était pas facile, compte tenu de l'ampleur du projet, mais était essentiel pour tenir sur la durée.

Au vu de la quantité de livrables à rendre en peu de temps, j'ai aussi appris à davantage déléguer, et donc à faire confiance à chaque membre de mon équipe.

J'ai également développer mes compétences en médiation et en gestion de crise, que ce soit en cas de conflit au sein de l'équipe, ou en cas d'imprévus, comme il y en a dans tout projet.

En ce qui concerne la gestion de projet en elle-même, j'ai pris énormément de plaisir à apporter la vision globale du projet à chaque équipe, de manière à garder en cohérence dans tous nos livrables.

Construire Neoly autour de la colonne vertébrale qu'était notre stratégie est ce qui a fait notre force.

J'ai également pu mettre en pratique les principes du Lean Startup et de l'agilité : nous avancions étape par étape, testions, pivotions si nécessaire. Nous nous appuyions sur des retours utilisateur‧ice‧s, sur les datas Google Analytics pour prendre des décisions et prioriser. Nous n'avons pas non plus hésiter à mettre des choses en production, quitte à ce que ça ne soit pas parfait, pour ensuite itérer en fonction des retours et datas. C'est ce que nous avons par exemple fait pour le site vitrine.

Enfin, d'un point de vue humain, ce projet a été une réussite. Alors qu'au départ nous ne nous connaissions pas, nous avons créé des liens très forts. Nous avons rapidement appris à travailler ensemble, et étions animer par un même objectif. Nous avions quotidiennement des sessions au cours desquelles nous faisions nos retours francs sur le travail des un‧e‧s et des autres, selon une méthodologie directement inspirée des design reviews. Ces échanges et sessions de travail avec des corps de métier différents du mien m'ont énormément fait mûrir. Observer d'autres manière de travailler et de collaborer fait de moi une meilleure designer, et je leur en suis reconnaissante.

Un grand merci donc à l'ensemble de cette équipe incroyable :

Sebastian Ervi
UX designer

Juliette Kiekens
Motion designer

Samy Ouadhi
UI designer

Valentin Gresse
Motion designer & expert en stratégie digitale

Nicolas Babin
Vidéaste

Et pour finir, je souhaite aussi remercier l'ensemble de l'équipe pédagogique qui a encadré cette compétition, et en particulier à Grégory Nédélec, qui nous a poussé et dont les conseils se sont toujours révélés pertinents.

Un autre projet ?

02

UX REsearch
UX Design
Évangélisation design

Élaboration d'un outil de conception visant à mieux identifier les besoins réels des utilisateur‧ice‧s d'OCS aux points clés de leur expérience.